会议室使用管理规定
一、为优化公司会议室的管理及使用，行政部对钉钉会议室预订系统进行了二次升级，制定本办法。
二、会议室使用申请
预定前
1、公司所有员工可提前两周预定在钉钉系统上显示的会议室。每人每天预订同一间会议室不得超3小时。
2、会议室的安排遵循“先申请先安排”的原则。遇召开特别紧急或重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，公司会议优先于部门会议，部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则协商解决。
3、如遇项目封闭开发长时间占用会议室，需提前2周邮件行政部申请，并抄送部门主管，邮件写明占用会议室名称、项目名称、使用人数、预计使用的起止时间。
4、超20人或全部门周期性召开的会议可向行政部申请设置例会管理。
5、为更好的提供会议支持，如部门或个人会议需批量领用笔、板擦、插排等办公用品，需提前联系行政部支持，在库存不足的情况下有权拒绝提供。
使用中
6、施行会议室抢占制度。部门及个人应在所预约的时间开始前到达会议室。超15分钟未到场（此时间为硬性规定），其他老师可扫描会议室墙上的二维码，选择时间进行会议室抢占。
7、如部门或个人临时取消申请，再使用时，需重新预定。部门及个人应按照预约的时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。若紧接的时间段已被其他部门预定，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。
8、行政部原则上不提供会议支持。除公司会议特别要求提供鲜花、茶水的等会议物资，其余会议一律不予提供，需部门自行准备，公司行政在紧急情况下可协助准备，但费用由各部门自行协调。
9、会议室使用期间，请爱惜会议室的设备设施，使用部门需保持会议室的整洁，不允许有乱丢垃圾、乱扔纸屑等；请不要在桌椅上写画、敲击和刻画。请不要改变会议室设备、家具的位置，爱护会场设备设施（包括：麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、电视、遥控器、空调等）。会议室、工区内不允许吸烟，违反者罚款200元。
使用后
10、使用完毕后，务必将有移动过的桌子、椅子、白板、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。如未按照要求进行恢复会议室的，并影响后续会议室使用，行政部有权及时要求部门或个人改正，发现三次以上，行政部有权把预订人送进黑名单，并取消预订人预定会议室权限1~3个月不等。
11、必须正确使用会议室内的设施、设备。如因使用不当导致设施、设备损坏的，责任人须照价赔偿。
12、遥控器用完后需归置到遥控器盒中，翻页笔可到各层前台登记借用，并在会后归还。
三、预定方法
1、会议室预约
1.1 选择会议室
1.2 选择需要预约的时间段，设置参会人员、会议主题、通知方式，点击右上角【发起会议】，即可预约成功。
1.3 会议室抢占（8月1日起可使用新会议室系统抢占）
部门及个人应在所预约的时间开始前到达会议室。超15分钟未到场（此时间为硬性规定），其他老师可扫描会议室墙上的二维码，选择时间进行会议室抢占。
2、会议提前提醒：在会议开始时间前定时推送给参会人提醒会议即将开始的消息。
3、会议时间冲突提醒：如果有某个参会人多个会议时间冲突，会给预约人推送一条通知，提醒该参会人在某时间段内已经有另一个会议参加。
4、参会人员/抄送人员：
参会人员：需到场参加会议的人员
抄送人员：该抄送人不参会，但是可以通过推送的OA消息来查看到所有的会议详情。
5、会议预约选择群组：适用于多部门人员会议或者是部门领导会议，人员分布在各个部门，数量众多，选择困难；使用群组功能，一次保存，一直使用，方便快捷，省时省力。
创建：在应用内的【群组】选项内，点击右上角的【新建群组】，即可创建属于自己的群组。
操作：保存好群组之后，点击【启用】，即可在预约界面使用群组快速选择参会人了。
使用：点击群组之后，便会调起钉钉的选人组件，也可以随时增删参会人的哦。
6、会议签到、签退：签到码的获取
预约会议之后在首页点击查看详情，可以看到签到和签退两行选项，首先点击签到，会有当前已签到和未签到的状态，上方有签到码的选项，可以分享到大屏幕或者导出之后现场扫码签到，会后可在此页面导出签到/签退详情。
7、添加会议纪要
预约会议之后点击查看详情，会有会议纪要/附件的输入框，可以填写会议纪要与上传附件供大家参考，也可以点击”通知参会人”，给大家发送提醒查看会议纪要的工作通知
8、常见问题
Q：怎么更改已预约的会议时间和参会人？
A：发起人在会议首页点击查看详情--右上角的编辑会议即可重新编辑并发起
Q：会议提前结束了，怎么取消会议并且开放剩余时间段？
A：发起人在会议详情中右上角点击结束会议，就可以提前结束并且释放已预约的时间段
Q：为什么预约界面小方格颜色不一样？
A：自己预约的方格是绿色的，别人预约的是蓝色的，需审核的会议是橙色的。
四、本办法由行政部负责解释，后期更新可在钉钉—行政服务—行政微服务中查看
新东方在线行政部